At koordinere en forandring

Vi bliver tit spurgt: ”hvad optager Jer lige for tiden?”. Det er et dejligt spørgsmål – både, da vi kan lide at tale om os selv, men også fordi spørgsmålet giver anledning til refleksion.

En af INSTITUTTETs kunder spurgte os forleden – og svaret var: ”At koordinere en forandring”.

Det er ingen hemmelighed, at forandringer sker. De sker både internt i virksomheder; ny chef, ny kollega, fusioner, opkøb, ny strategi, nye måde at samarbejde på, at organisere sig på, nye systemer, ny segmenteringsmodel, nyt logo osv. osv. – listen er meget lang og forandringer sker også eksternt; Ny lovgivning, nye konkurrenter osv. osv.

Det vi oplever er, at de eksterne forandringer typisk bliver håndteret, eller koordineret, anderledes end de interne forandringer. Hvorfor? Det har vi ikke svaret på – men det har nok lidt at gøre med, at de interne forandringer kan Top Management lettere styre og påvirke. Men, det vi har svaret på er: ”Hvordan reagerer vi typisk, når vi bliver præsenteret for en forandring?” og ”hvordan koordinerer vi en forandring?”

REAKTIONEN PÅ EN FORANDRING
Når vi bliver præsenteret for en forandring, er der forskellige reaktionsmønstre vi skal igennem. Størstedelen af os, kommer igennem forskellige faser (se billede ovenfor), eller stationer ift. at håndtere og acceptere forandringen. Opholdstiden i de forskellige faser kan variere, og det er også meget typisk, at vi genbesøger faserne igen.

Typiske reaktionsmønstre på faserne er;

Chok: Ude af stand til at tage imod beskeder, man kan være ineffektiv og bruger meget tid på at snakke i krogene.
Benægtelse: ”Hvis vi holder os tilbage går det væk af sig selv” med et fokus på “business as usual”
Modstand: Det kan være aktivt: fx udfordre eller uenig med ledelsens beslutninger eller det kan være passivt: fx ikke komme til møder, tavshed.
Fortvivlensens dal: Her rutsjer man lidt mellem modstands-fasen og og udforsknings-fasen
Udforskning: Her er der en masse ”Hvad nu hvis”-spørgsmål og behov for en stor detaljeringsgrad
Accept: Udtrykker ejerskab til løsninger og der er fokus på at opnå de fordele, forandringen var sagt at skulle medføre
Engagement: Troen på en ny fremtid. Glæde, lettelse. Tryghed, spændt, skrøbelig

Det skal også lige nævnes, at der ikke altid er modstand mod en forandring. Hvis der er modstand mod en forandring, er det typisk betinget af en af 10 følgende grunde:

1. Ændringen er en reel trussel
2. Jeg taber ansigt
3. Jeg mister indflydelse og position
4. Der bliver mere at lave
5. Kan jeg udføre det nye arbejde?
6. Min situation bliver mere usikker
7. Hovsa, det kommer bag på mig
8. Det er anderledes
9. Det koster mig...
10. Jeg har ikke glemt sidste  gang…

Så det, der er opgaverne for Top Management er, at støtte op omkring de forskellige faser i forandringskurven og håndtére faserne ud fra metodikkerne i forandringsledelse. Hvis forandringen er koordineret rigtigt, vil medarbejderne typisk komme hurtigere igennem forandringskurven og være engageret igen.

Det kræver typisk lidt koordinering.

KOORDINERING AF EN FORANDRING
Der er 2 grundlæggende præmisser der spiller ind, for at koordinere en forandring og derigennem minimere modstanden mod forandringen. De 2 præmisser er dialog/information og involvering;

Dialog/information – 4 skarpe spørgsmål du kan stille dig selv;

1. Hvordan sikre du, at den fornødne information bliver kommunikeret?
2. Hvordan og hvornår kommunikerer du forandrings-processen ud til dine medarbejdere?
3. Hvilke medarbejdere har brug for hyppig information?
4. Hvordan skaber du en naturlig dialog?

Engagement – 5 skarpe spørgsmål du kan stille dig selv

1. Hvordan vil dine medarbejdere reagere på  forandringen?
2. Hvilke medarbejdere skal inddrages i processen (både fortalere og modstandere) – hvorfor vælger du disse medarbejdere og hvordan skal de involveres?
3. Hvilken rolle får dine medarbejdere i processen?
4.  Hvordan afstemmer du forventningerne til forandringerne med dine medarbejdere
5. Berøres andre end dine medarbejdere af forandringen og hvordan involverer du dem i forandringsprocessen.

Konklusionen er, at en forandring typisk ikke er hård at implementere – bare svær – så med ovenstående får du muligheden for at gøre det lidt lettere.

Så, det korte svar på spørgsmålet; ”Hvad optager Jer lige for tiden?” er, at implementere en forandring på den lette måde – det kræver typisk lidt indsigt i folks reaktionsmønstre og lidt tid til at koordinere den.